Verordnung, Kasse & Kostenerstattung: Der Weg zu deiner Therapie einfach erklärt
Viele, die mit Physio- oder Ergotherapie beginnen möchten, zögern nicht wegen der Therapie selbst – sondern wegen der Fragen drumherum. Brauche ich eine Verordnung? Muss ich zuerst irgendwohin, bevor ich zu euch kommen kann? Und wie genau bekomme ich einen Teil meiner Kosten zurück?
Auf dieser Seite fassen wir den gesamten organisatorischen Ablauf zusammen – Schritt für Schritt, so wie er tatsächlich abläuft.
Schritt 1: Die ärztliche Verordnung
Der erste Schritt liegt nicht bei uns, sondern bei deiner Hausärztin, deinem Hausarzt oder einer Fachärztin bzw. einem Facharzt. Ausstellen dürfen eine Verordnung (auch Zuweisung genannt) unter anderem:
- Hausärzt:innen
- Fachärzt:innen
- Gruppenpraxen und Primärversorgungseinheiten
- Ambulanzen in Krankenanstalten
Eine gültige Verordnung enthält in der Regel drei Angaben:
- Personenbezogene Daten
- Die Diagnose – der medizinische Anlass für die Therapie
- Die empfohlene Leistung – zum Beispiel Heilgymnastik, Massage oder eine Kombination daraus
- Den Umfang – also wie viele Behandlungseinheiten in welcher Dauer vorgesehen sind
Unser Tipp: Sprich diese drei Punkte beim Arztgespräch aktiv an. Wenn Diagnose, Leistung und Umfang von Anfang an klar auf der Verordnung stehen, verläuft der Rest des Prozesses deutlich reibungsloser.
Schritt 2: Wahltherapie oder Kassenvertrag – was ist der Unterschied?
Mit deiner Verordnung hast du grundsätzlich zwei Wege zur Auswahl:
Therapeut:innen mit Kassenvertrag Die Abrechnung erfolgt direkt zwischen dem Institut und deiner Krankenkasse. Du zahlst in der Regel nicht vor.
Wahltherapeut:innen (dazu zählen wir) Du bezahlst die Behandlung zunächst selbst und bekommst anschließend einen Teil der Kosten von deiner Kasse zurückerstattet.
Der wesentliche Unterschied liegt weniger im grundsätzlichen Erstattungsanspruch – den gibt es bei beiden Wegen – sondern in der Praxis: bei Wahltherapie in der Regel mehr Zeit pro Behandlungseinheit, oft kürzere Wartezeiten auf einen Termin und mehr Flexibilität bei der Terminplanung, da keine begrenzten Kassenkontingente ausgeschöpft werden müssen.
Wie hoch deine individuelle Rückerstattung ausfällt, hängt von deiner Kasse und dem jeweils gültigen Tarif ab. Verlässliche, aktuelle Zahlen dazu bekommst du am besten direkt bei deiner Krankenversicherung.
Schritt 3: Dein Weg zu uns – und was danach passiert
Sobald du deine Verordnung hast, sieht der Ablauf bei uns folgendermaßen aus:
- Kontaktaufnahme – du meldest dich bei einem unserer sechs Standorte, telefonisch oder online.
- Verordnung prüfen – wir schauen gemeinsam, ob Diagnose, Leistung und Umfang passen.
- Termin vereinbaren – meist zeitnah, ohne lange Wartelisten.
- Erstgespräch – wir lernen dich und deine Situation kennen und legen den weiteren Ablauf fest.
- Behandlung – die eigentliche Therapie beginnt.
- Honorarnote – du erhältst von uns eine vollständige Honorarnote zu deiner Behandlung.
Bis hierhin ist das für dich bereits der gesamte administrative Aufwand.
Schritt 4: Die Kostenerstattung – und wie wir dir diesen Schritt abnehmen
Normalerweise ist es bei Wahltherapie so, dass du als Patient:in die Unterlagen eigenständig bei deiner Kasse einreichst: die ärztliche Verordnung, die Honorarnote und einen Zahlungsnachweis. Dazu kommt, dass die Einreichfristen sich je nach Versicherungsträger unterscheiden – ein Punkt, der erfahrungsgemäß häufig für Unsicherheit sorgt.
Wir arbeiten mit den vier großen Versicherungsträgern zusammen: der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK), der Sozialversicherung der Selbständigen (SVS), der Krankenfürsorgeanstalt (KFA) sowie der Versicherungsanstalt öffentlich Bediensteter, Eisenbahnen und Bergbau (BVAEB).
Bei uns musst du dich darum nicht selbst kümmern: Wir reichen die Honorarnoten für dich direkt bei der ÖGK, SVS, KFA und BVAEB ein. Du musst also nicht selbst Unterlagen zusammensuchen, Formulare ausfüllen oder Fristen im Blick behalten – das erledigen wir im Hintergrund.
Was das für dich bedeutet:
- Du musst dich nicht mit unterschiedlichen Einreichwegen der einzelnen Kassen auseinandersetzen.
- Du musst keine Fristen selbst überwachen.
- Der Papierkram, der viele vom ersten Schritt abhält, entfällt für dich praktisch vollständig.
Damit wir das für dich übernehmen können, brauchen wir lediglich deine ärztliche Verordnung im Original sowie – je nach Kasse – deine Einwilligung zur Übermittlung der Honorarnote. Beides klären wir unkompliziert mit dir bei deinem ersten Termin.
Gut zu wissen: Auch wenn wir dir die Einreichung abnehmen, entscheidet am Ende deine Kasse über die Höhe deiner individuellen Rückerstattung. Das liegt außerhalb unseres Einflussbereichs – bei konkreten Fragen zu deinem Tarif hilft dir deine Kasse am schnellsten weiter.
Kurz-Checkliste zum Merken
Auch wenn wir dir die Einreichung abnehmen, lohnt es sich, diese Punkte selbst im Blick zu haben:
- Ärztliche Verordnung im Original mitbringen
- Diagnose, Leistung und Umfang auf der Verordnung prüfen (lassen)
- Bei uns Bescheid geben, wenn sich deine Kassenzugehörigkeit ändert
- Honorarnote gut aufbewahren, auch wenn wir die Einreichung übernehmen – als eigene Ablage schadet es nicht
Und wie sieht das bei der Ergotherapie aus?
Für ergotherapeutische Leistungen gilt derselbe organisatorische Rahmen: Auch hier benötigst du eine ärztliche Verordnung mit Diagnose und empfohlener Leistung, auch hier besteht die Wahl zwischen Kassenvertragspartner:innen und Wahltherapeut:innen, und auch hier übernehmen wir die Einreichung deiner Honorarnote bei deiner Kasse. Der Unterschied liegt im Inhalt der Therapie – nicht im bürokratischen Ablauf davor.
Häufig gestellte Fragen
Das ist je nach Kasse unterschiedlich geregelt und kann sich ändern. Am zuverlässigsten erfährst du das direkt bei deiner Krankenversicherung – bei Unsicherheit unterstützen wir dich gerne bei der Einordnung.
Nein. Wir reichen deine Honorarnote direkt bei der ÖGK, SVS, KFA oder BVAEB ein, sobald du uns die dafür nötige Verordnung und – je nach Kasse – deine Zustimmung gegeben hast. Bist du bei einer anderen Kasse versichert, sprich uns bitte direkt an, damit wir dir sagen können, wie wir dich dabei am besten unterstützen.
Das hängt von deiner Kasse und deren Bearbeitungszeit ab. Da wir die Einreichung übernehmen, entfällt zumindest die Zeit, die sonst für die eigene Vorbereitung und den Versand der Unterlagen nötig wäre.
Ja, der Ablauf – inklusive der Übernahme der Einreichung durch uns – ist für Physio- und Ergotherapie identisch
Du hast noch Fragen?
Der administrative Teil muss kein Hindernis sein. Melde dich einfach bei einem unserer sechs Standorte in und um Wien – wir gehen die einzelnen Schritte gemeinsam mit dir durch, bevor überhaupt ein Termin feststeht.
Hinweis: Regelungen zu Bewilligungspflichten, Fristen und Erstattungstarifen können sich ändern und unterscheiden sich je nach Krankenkasse. Die Angaben auf dieser Seite ersetzen keine individuelle Auskunft deiner Krankenversicherung.